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La protocollazione dei documenti

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La registrazione di protocollo è una fase necessaria per la gestione di tutti i documenti in entrata ed in uscita della Pubblica Amministrazione ed è in grado di attribuire pubblica fede sulla ricezione e sulla spedizione di un determinato atto [1] mediante la loro identificazione univoca e certa [2].
L’operazione di registrazione di protocollo è disciplinata dall’art. 53 del d.P.R. 445/2000. La norma prevede, al comma 5, l’obbligo di registrazione per tutti i documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione e per tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi, tra l’altro, gli atti preparatori interni, per cui l’obbligo di registrazione al protocollo di tutti i documenti informatici non vige per gli atti infraprocedimentali [3].
La registrazione di protocollo viene adempiuta mediante la trascrizione su appositi registri (cartacei, in passato, ed oggi informatici) dei dati identificativi del documento, quali il mittente, il destinatario, l’oggetto, l’indice di classificazione, l’ufficio di assegnazione [4].
La norma richiede che la protocollazione sia analitica, e non sintetica, ossia che associ a ciascun documento un numero incrementale.
Costituiscono informazioni minime da registrare, a norma del comma 1 dell’art. 53, d.P.R. 445/2000:
a) il numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;
b) la data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;
c) il mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile;
d) l’oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
e) la data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;
f) l’impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica.
All’atto della registrazione di protocollo è opportuno eseguire anche la classificazione del documento e l’apposizione dell’indice di repertorio del fascicolo, i quali dovranno essere annotati sul registro di protocollo e sul documento, mediante stampigliatura. Tali operazioni sono finalizzate alla tutela del vincolo archivistico.
Deve essere altresì inserita l’indicazione dello smistamento di competenza e dell’assegnazione di competenza.
Lo smistamento di competenza è effettuato in originale nei confronti dell’unità organizzativa responsabile (UOR). A sua volta il dirigente dell’UOR provvede ad assegnare il documento a se stesso o ad un responsabile del procedimento amministrativo (RPA).
Vanno altresì indicati i destinatari per copia conoscenza (CC) [5].
Il documento, soprattutto, dovrà recare il numero di protocollo. Esso dovrà essere:
- unico, nel senso che è fortemente sconsigliato ricorrere a differenti registri di protocollo;
- progressivo, nel senso che il numero di protocollo dovrà essere apposto in maniera strettamente sequenziale e senza soluzione di continuità sui documenti, distinguendo un numero progressivo per i documenti in entrata ed un numero progressivo per quelli in uscita;
- annuale, essendo consigliabile che la numerazione di protocollo sia indicizzata per anno.
La protocollazione informatica trova applicazione tanto ai documenti cartacei, tanto ai documenti informatici.
Se per i primi, il sistema di protocollo informatico costituisce uno strumento che, oltre ad attribuire pubblica fede alla data di ingresso o di uscita del documento, costituisce un supporto all’archivio cartaceo, indicizzandone i documenti e i fascicoli e consentendo ricerche anche avanzate, per i documenti informatici il sistema di protocollo costituisce non solo “un potente strumento di memorizzazione e ricerca, ma è anche il mezzo con cui si formano le unità archivistiche e il luogo dove esse vengono archiviate insieme ai documenti che le compongono” [6].
Il protocollo informatico è inoltre coessenziale alla lavorazione informatica delle pratiche amministrative: mentre i documenti cartacei passano per l’ufficio protocollo solo al momento del loro ingresso o della loro uscita dall’amministrazione, venendo smistati da un ufficio all’altro, i documenti informatici sono gestiti dal protocollo informatico in tutte le fasi della loro esistenza, dalla produzione al trasferimento tra i vari uffici, senza che la loro collocazione cambi.
È nel sistema di protocollo che i documenti informatici sono raccolti (logicamente, e non fisicamente) in fascicoli.

(Precede: Gli archivi della Pubblica Amministrazione

Continua: Il titolario di classificazione)


[1] La giurisprudenza evidenzia che, nei procedimenti ad evidenza pubblica, l’omissione della data sull’offerta non può condurre alla conseguenza sproporzionata dell’esclusione, posto che solo il protocollo della Pubblica Amministrazione ricevente assicura una procedura tesa all’attribuzione di una data certa alle offerte. Tutte le offerte devono intendersi attualizzate alla data di registrazione al protocollo (T.A.R. Lombardia, Brescia, Sez. I, 30 gennaio 2009 n. 217). Il registro di protocollo è atto pubblico facente fede fino a querela di falso, in quanto in quanto attesta l'operazione compiuta dal pubblico ufficiale ed è destinato a provare la data dell'annotazione e la successione nel tempo delle ricezioni e delle spedizioni stesse (Corte di Cassazione, Sez. V penale, 6 ottobre 1987; T.A.R. Lazio, Roma, Sez. I, 4 giugno 2007 n. 5127; Tribunale di Bari, 23 settembre 2004).
[2] Carucci Paola, Guercio Maria, Manuale di archivistica, cit., p. 205. Viene osservato, a p. 207, che “Poiché lo scopo della registrazione è quello di contribuire ad assicurare cittadini, imprese e amministrazioni pubbliche dal punto di vista della certezza del diritto e della trasparenza e correttezza dell’azione pubblica è fondamentale che il sistema identifichi con data certa in un’unica sequenza numerica controllata i documenti in entrata e in uscita”.
[3] Sono altresì esclusi dalla registrazione di protocollo, ai sensi dell’ultima parte del comma 5 dell’art. 53, le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali, i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazione e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’amministrazione.
[4] Carucci Paola, Guercio Maria, Manuale di archivistica, cit., p. 207.
[5] Penzo Doria Gianni, La linea dell’arco. Criteri per la redazione dei titolari di classificazione, cit. p. 28.
[6] Pigliapoco Stefano, La memoria digitale delle amministrazioni pubbliche, cit., p. 125.

Ultimo aggiornamento ( Sabato 08 Gennaio 2011 09:33 )  

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